Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (KVKK) 10. maddesi uyarınca; gnytech.demo.kutahyalastik.com.tr üzerinden bayilik başvurusu yapan ya da bayi panelini kullanan işletmelerin yetkililerine ve çalışanlarına, teklif veya özel katalog gönderdiğimiz firmaların yetkililerine ve site ziyaretçilerine kişisel verilerinin nasıl işlendiğini açıklamak için hazırlanmıştır.
1. Veri sorumlusu
Veri sorumlusu: GNYTECH
Adres: Derman Cd. 69A, 26220 Eskişehir, Tepebaşı / Türkiye
2. İşlenen kişisel veriler
- Başvuru: firma unvanı, vergi dairesi ve numarası, yetkili kişinin adı soyadı, e-posta adresi, telefon numarası, il, ilçe, adres ve faaliyet notu.
- Vergi levhası: başvuruda yüklediğiniz belge; şahıs işletmelerinde yetkili kişinin adı ve T.C. kimlik numarası gibi kişisel veriler içerebilir.
- Bayi hesabı: giriş e-postası, yetkili kişi ve telefon, teslimat adresleri, şifrenin geri döndürülemez özeti, oturum kayıtları ve başarısız giriş denemelerinde e-posta ve IP adresi.
- Ticari işlemler: siparişler, sipariş içerikleri ve tutarları, hesap (cari) hareketleri, kampanya kullanımları.
- Bildirimler: “Gelince haber ver” talepleriniz; WhatsApp bildirimi seçerseniz telefon numaranız.
- Teklif ve özel katalog: size teklif ya da özel fiyat listesi gönderdiğimizde firma adı, yetkili kişinin adı ve e-posta adresi.
3. İşleme amaçları
- Bayilik başvurusunu değerlendirmek, işletmenin varlığını ve vergi kaydını doğrulamak,
- Bayi hesabını açmak ve yönetmek; siparişleri almak, hazırlamak ve teslim etmek,
- Ticari ilişkiyi yürütmek (iskonto kademesi ve hesap hareketleri dahil),
- Talep ettiğiniz teklifi ve özel fiyat listesini size iletmek ve takibini yapmak,
- Talep ettiğiniz ürün stoğa girdiğinde size haber vermek,
- Talep ettiğinizde kişisel verilerinizin bir kopyasını size iletmek,
- Hesap ve işlem güvenliğini sağlamak,
- Vergi ve ticaret mevzuatından doğan yükümlülükleri yerine getirmek ve yetkili makamların taleplerini karşılamak.
4. Vergi levhası
Bayilik başvurusunda vergi levhanızı (PDF, JPEG veya PNG) yüklemenizi isteriz. Belge, başvuru yapan işletmenin gerçekten faaliyet gösterdiğini ve vergi kaydını doğrulamak için kullanılır; bu işleme, sözleşmenin kurulmasına yönelik adımlar ve hukuki yükümlülüklerimiz hukuki sebeplerine dayanır.
- Kim görür: belge herkese açık bir adreste yayımlanmaz; yalnız yönetim panelinde bayi bilgilerini görme yetkisi olan çalışanlarımız görebilir ve her açılış kayıt altına alınır.
- Başvurunuz reddedilirse: belge 180 gün sonra otomatik olarak silinir.
- Başvurunuz onaylanırsa: belge, bayilik ilişkisi sürdükçe bayi kartınızda saklanır; belgeyi bize başka yoldan ilettiyseniz yetkili çalışanlarımız da bayi kartınıza yükleyebilir.
- Silme talebiniz onaylanırsa: silmeden önce verilerinizin bir kopyası (belge dahil) hazırlanır ve indirme bağlantısı kayıtlı e-posta adresinize gönderilir; ardından belge silinir. E-posta adresiniz doğrulanmamışsa bağlantı, adresin size ait olduğunu onayladıktan sonra gönderilir.
5. Toplama yöntemi ve hukuki sebepler
Kişisel verileriniz; bayilik başvuru formundan, bayi panelinde girdiğiniz bilgilerden ve siteyi kullanırken çerezler aracılığıyla elektronik ortamda toplanır. Bu veriler KVKK’nın 5. maddesinin 2. fıkrası uyarınca şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:
- bir sözleşmenin kurulması veya ifası (başvuru, teklif, bayilik, sipariş, teslimat),
- hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi (vergi ve ticari kayıtlar),
- bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,
- temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatimiz (güvenlik kayıtları).
WhatsApp üzerinden sipariş bildirimi almayı seçerseniz bu işleme ve buna bağlı yurt dışına aktarım açık rızanıza dayanır; rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.
6. Aktarım
Kişisel verileriniz yalnız amaçla sınırlı ve ölçülü olarak şu alıcılara aktarılabilir:
- teslimat için kargo şirketlerine,
- ödeme işlemleri için bankalara ve ödeme hizmeti sağlayıcılarına,
- e-posta gönderimi, sunucu ve barındırma gibi altyapı hizmeti aldığımız tedarikçilere,
- WhatsApp bildirimi seçtiyseniz WhatsApp hizmetini sunan Meta Platforms şirketine (telefon numaranız ve sipariş bildirimi; bu hizmetin sunucuları yurt dışında bulunabilir),
- talep halinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına ve yargı mercilerine.
7. Saklama süreleri
- Bayi hesabı, sipariş ve hesap (cari) kayıtları: ticari ilişki boyunca ve sonrasında vergi ve ticaret mevzuatının öngördüğü süre boyunca (ticari defter ve belgeler için 10 yıla kadar).
- Silme talebiniz onaylanırsa: hesabınız kapatılır; hesaptaki ad, e-posta ve telefon bilginiz, firma kartınızdaki unvan ve vergi bilgileri ve adresleriniz silinir. Sipariş ve cari kayıtlarınız, siparişteki teslimat ve firma bilgileriyle (ad, adres, telefon, unvan, vergi bilgileri) birlikte yasal saklama süresi boyunca tutulur.
- Vergi levhası: yukarıdaki 4. bölümde açıklandığı şekilde.
- Teklif ve özel katalog alıcısının yetkili adı ve e-posta adresi: bağlantı kapandıktan ya da süresi dolduktan 180 gün sonra; firma adı ve teklif kaydı ticari kayıt olarak kalır.
- “Gelince haber ver” istekleri: bekleyen istek, siz ya da ekibimiz kaldırana, hesabınız askıya alınana ya da silinene kadar; bildirim e-postası gönderildikten sonra 90 gün.
- Başarısız giriş denemeleri: 30 gün.
- Hız sınırı kayıtları (IP adresiniz ya da hesap kimliğiniz): 1 gün.
- Gönderilmiş e-posta ve WhatsApp bildirim kayıtları: 90 gün.
- Yönetim panelindeki işlem kayıtları: 730 gün.
- Veri paketi (kişisel verilerinizin kopyası): hazırlandıktan sonra 7 gün.
8. Haklarınız
KVKK’nın 11. maddesi uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, KVKK’nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
9. Başvuru
- Bayi panelindeki Hesabım sayfasından hesap silme talebinizi iletebilirsiniz. Talebiniz onaylanınca verilerinizin bir kopyası hazırlanır; indirme bağlantısı kayıtlı e-posta adresinize gönderilir ve 7 gün geçerlidir.
- Kişisel verilerinizin bir kopyası dahil diğer taleplerinizi yazılı olarak Derman Cd. 69A, 26220 Eskişehir, Tepebaşı / Türkiye adresine gönderebilir ya da sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden bayilik@gnytech.com adresine iletebilirsiniz.
Kişisel verilerinizin bir kopyasını bayi panelindeki Hesabım sayfasından (Verilerimi indir) kendiniz de isteyebilirsiniz; indirme bağlantısı kayıtlı e-posta adresinize gönderilir ve 7 gün geçerlidir.
E-posta adresiniz doğrulanmamışsa kopyanın bağlantısı gönderilmeden önce bu adresin size ait olduğunu onaylamanız istenir; hesabınızda telefon numarası kayıtlıysa onay sırasında son 4 hanesi de sorulur.
Başvurunuz en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarife uygulanabilir.